Bestimmte Rahmenbedingungen und Organisationsmerkmale von Gruppen haben starke Auswirkungen auf das Klima innerhalb der Gruppe. Im Folgenden sollen einige Punkte benannt werden, um für solche Wirkungen zu sensibilisieren.
Die Gruppengröße wirkt sich besonders auf die emotionale Offenheit aus. Bei großen Gruppen (mehr als zwölf Personen) fällt es schwerer, sich zu öffnen. Auch bleibt für die Einzelperson zu wenig Zeit. Bei kleineren Gruppen (weniger als sechs Personen) fehlt die Vielfalt der Persönlichkeiten und Meinungen. Die Gruppe ist u. U. bei Abwesenheit von Einzelnen gefährdet, und es lähmt der Druck, dass keiner ausscheiden darf.
Empfehlenswert ist ein regelmäßiges Treffen (Planbarkeit) von etwa zwei Stunden Dauer (Konzentrationsfähigkeit), möglichst in neutralen Räumen, damit niemand in die Gastgeberrolle kommt. Kürzere Zeitabstände zwischen den Gruppentreffen fördern das Vertrauen, die Offenheit in der Gruppe und den gemeinsamen Entwicklungsprozess. Viele Gesprächsgruppen wählen wöchentliche bis 14-tägige Abstände.
Manche Gruppen haben gute Erfahrungen damit gemacht, dass abwechselnd jeweils ein Mitglied die Sitzungsleitung übernimmt und auf die Einhaltung des formalen Rahmens achtet (pünktlich anfangen und aufhören, Einhaltung von vorher verabredeten Gesprächsregeln). Ein disziplinierter Umgang mit den vereinbarten Regeln ist für die Zufriedenheit in der Gruppe sehr bedeutsam. Alle Gruppenmitglieder sind gleichgestellt und tragen die Verantwortung für das Gruppenklima gemeinsam. Das widerspricht nicht gemeinsam beschlossenen Leitungsaufgaben oder Aufgabenverteilungen.
Der Zugang für neue Mitglieder zu einer Selbsthilfegruppen kann sehr unterschiedlich geregelt werden. Zu bedenken ist zum Beispiel, ob neue Mitglieder jederzeit aufgenommen werden oder nur zu bestimmten Terminen (z.B. einmal im Quartal), oder ob mit neuen Interessent:innen ein Vorgespräch mit einem Gruppenmitglied über den Stand und die Arbeitsweise der Gruppe vereinbart wird. Nach dem Erstkontakt kann auch eine „Probezeit“ festgelegt werden (z.B. fünf oder zehn Sitzungen), nach denen sich die Gruppe und das neue Mitglied für oder gegen das Mitmachen entscheiden. Abhängig von dem gewählten Rahmen, den Wünschen der Mitglieder und der Zielrichtung der Arbeit entwickelt jede Gruppe ihren eigenen Arbeits- und Gruppenstil.
Wichtige Arbeitsbasis sind Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit der Teilnehmer:innen in der kontinuierlichen Mitarbeit. Gefühle bspw. der Spannung, der Angst oder der Langeweile können nur durch Ansprechen geklärt werden und nicht durch Wegbleiben. Ist ein Gruppenmitglied verhindert, sagt es bei einem anderen Teilnehmer ab.
Die Gruppenmitglieder verpflichten sich zur Verschwiegenheit, das heißt alles, was in der Gruppe besprochen wird, wird von allen Mitgliedern vertraulich behandelt. Selbstverständlich wird diese Grundregel durch gesetzliche Bestimmungen eingeschränkt.
Ein Austausch mit anderen Gruppen, gegebenenfalls im Rahmen eines sogenannten "Gesamt-Treffens", kann dabei helfen, das eigene Gruppengeschehen aus einem anderen Blickwinkel zu sehen, sich gegenseitig bei Schwierigkeiten zu beraten und die eigenen Erfahrungen weiterzugeben. Es gehört zum Wesen von Gesprächs-Selbsthilfegruppen, dass sie meist nur eine begrenzte Zeit existieren und keine vereinsmäßige Struktur haben. Ein Austausch mit anderen Gruppen oder eine organisatorische und beratende Unterstützung von außen kann manchmal hilfreich und notwendig sein. Dies kann im Bedarfsfall die Selbsthilfe-Kontaktstelle leisten.
